Available only to users with `backoffice-admin` permissions.
--- ### Create a new user account **1.** Log in to the **Backoffice** and open the **Users** section. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/r5o1-tab-icon-users.png) **2.** Click **New User** in the upper-right corner. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/Upt2-button-new-user.png) **3.** Fill in the **Email**, **First Name**, **Last Name** and **Username** fields. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/g3D3-text-field-new-user.png) **4.** Check the **checkbox for the app** to allow the user to access the operating environment. The checkbox displays the **app’s name** as configured within the organization and may therefore vary. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/HT04-checkbox-app-ea.png) **5.** Select **backoffice** permissions: - *No access* - *Standard* – all sections except Users and Admin - *Admin* – full access [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/arv5-backoffice-permission.png) **6.** Click **Save** to create the account. The user will receive a *[welcome email](https://wiki.eaglearca.com/books/access-and-overview/page/access-to-the-platform "Access to the platform")* with a link to set their password. --- ### Management and Licenses To **edit a user account**, click the blue button with the arrow icon that appears when you hover over the item. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/8PH7-user-card-hovered.png) Each organization has a limited number of **licenses**: one for the app and one for the backoffice. If a user accesses both, they consume two licenses. When **licenses are exhausted**, the Create New User button is **no longer available**. --- ### Internal and external utilities Users can be classified as **internal** or **external** based on the email address used during creation. If the email address is **not yet in the system**, a new **internal user** account is created within the organization. If, however, the email address is **already associated** with an existing user account in another organization, the person is added as an **external user**. When an external user is removed from an organization, they remain active in the other organizations with which they are associated. When an internal user is removed, however, they are deleted from the system. --- ### Links - [Create and Manage Groups](https://wiki.eaglearca.com/books/backoffice/page/create-and-manage-groups "Create and Manage Groups") - *[Overview of users, roles and groups](https://wiki.eaglearca.com/books/access-and-overview/page/overview-of-users-roles-and-groups "Overview of users, roles and groups")* --- #### [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2026-05/ita.png) **Italiano** Nel **Backoffice** è possibile creare e gestire le **utenze** dell’organizzazione. Ogni utenza identifica un utente abilitato ad accedere all'**app** o al **backoffice**, in base ai permessi assegnati.Disponibile solo per utenti con permesso `backoffice-admin`.
--- ### Creare una nuova utenza **1.** Accedi al **Backoffice** e apri la sezione **Utenti**.  **2.** Clicca su **Nuovo utente** in alto a destra. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/Upt2-button-new-user.png) **3.** Compila i campi **Email, Nome, Cognome, Username**. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/g3D3-text-field-new-user.png) **4.** Spunta la **checkbox di accesso all’app** per consentire all’utente di entrare nell’ambiente operativo. La checkbox riporta il **nome dell’app** così come configurata nell’organizzazione e può quindi variare. [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/HT04-checkbox-app-ea.png) **5.** Seleziona i permessi per il **backoffice**: - *Nessun accesso* - *Standard* – tutte le sezioni tranne *Utenti* e *Admin* - *Admin* – accesso completo [](https://wiki.eaglearca.com/uploads/images/gallery/2025-12/arv5-backoffice-permission.png) **6.** Clicca **Salva** per creare l’utenza. L’utente riceverà una [*mail di benvenuto*](https://wiki.eaglearca.com/books/access-and-overview/page/accesso-alla-piattaforma "Accesso alla piattaforma") con il link per impostare la password. --- ### Gestione e licenze Per **modificare un’utenza**, clicca sul bottone blu con l'icona di una freccia, che appare al passaggio del mouse sull'elemento.  Ogni organizzazione dispone di un numero limitato di **licenze**: una per frontoffice e una per backoffice. Se un utente accede a entrambi, consuma due licenze. Quando le **licenze sono esaurite**, il bottone Crea nuova utenza **non è più disponibile**. --- ### Utenze interne ed esterne Gli utenti possono essere distinti tra **interni** ed **esterni** in base all’indirizzo email utilizzato in fase di creazione. Se l’email **non è ancora presente** nel sistema, viene creata una nuova **utenza interna** all’organizzazione. Se invece l’email è **già associata** a un’utenza esistente in un’altra organizzazione, la persona viene aggiunta come **utenza esterna**. Quando un’utenza esterna viene rimossa da un’organizzazione, resta comunque attiva nelle altre organizzazioni a cui è associata. Quando invece viene rimossa un’utenza interna, questa viene eliminata dal sistema. --- ### Collegamenti - [Creare e gestire i Gruppi](https://wiki.eaglearca.com/books/backoffice/page/create-and-manage-groups "Create and Manage Groups") - *[Panoramica utenti, ruoli e gruppi](https://wiki.eaglearca.com/books/access-and-overview/page/overview-of-users-roles-and-groups "Overview of users, roles and groups")* --- ***Last update:** 07 May 2026*