Overview of users, roles and groups

IT

English

In EagleArca, each user’s access and permissions are managed through users, roles and groups.
These three elements work together to control who can access which projects and what editing privileges they have.

Users

A user is a person who accesses the platform.

Each user can belong to one or more organizations, but access to projects depends on the roles and groups to which they are assigned.

Within EagleArca, users are classified as:

Internal, if created directly within the organization.
External, if already registered in another organization and added as collaborators.

When a new user is created, they receive a welcome email containing a link to set their password and complete their first login.
Each user account can have different permissions for the App Inventory and the Backoffice, and consume separate licenses based on the access granted.

Users are created and managed in the Backoffice (Create and Manage Users).

Roles

A role defines which actions a user can perform on the platform's data.
It is a set of permissions that determine what is visible or editable.

Object classes can be set to be invisible, visible, or editable.
Resources can be either visible or invisible.

Each role can be linked to one or more groups.
This allows you to automatically apply the same permissions to multiple users without having to configure them one by one.

Roles are defined and assigned in the Backoffice (Create and Manage Roles).

💡 TIP: Create clear, reusable roles to avoid redundant configurations.

Groups

A group is a collection of users who share the same role and have access to the same projects.
Each group is associated with:

a role, which determines permissions;
one or more projects, which define where users can work.

Groups simplify access management, especially in complex organizations.
Assigning users to a group allows you to:

Quickly assign consistent permissions to multiple people.
Centrally manage role changes.
Reduce configuration errors in projects.

If a user belongs to multiple groups, after logging in, they can select which group to work with to access the corresponding projects.

Groups are created in the Backoffice (Create and Manage Groups).

💡 TIP: Keep the names consistent (e.g., “Northern Operators” / “Southern Operators”) to make searching easier.

Relationship between users, roles and groups

Element	Main function	Assigned to / by
User	Identifies a person	Is included in one or more groups
Role	Defines operational permissions	Is assigned to a group
Group	Collects multiple users with the same purpose	Is associated with a role and one or more projects

Italiano

In EagleArca, l’accesso e i permessi di ogni persona vengono gestiti attraverso utenti, ruoli e gruppi.
Questi tre elementi lavorano insieme per controllare chi può accedere, a quali progetti e con quali possibilità di modifica.

Utenti

Un utente rappresenta una persona che accede alla piattaforma.

Ogni utente può appartenere a una o più organizzazioni, ma l’accesso ai progetti dipende dai ruoli e dai gruppi a cui è assegnato.

All’interno di EagleArca, gli utenti sono classificati come:

Interni, se creati direttamente all’interno dell’organizzazione.
Esterni, se già registrati in un’altra organizzazione e aggiunti come collaboratori.

Quando si crea un nuovo utente, questo riceve una mail di benvenuto con il link per impostare la password e completare il primo accesso.
Ogni utenza può avere permessi diversi per l'App Inventory e per il Backoffice, e consumare licenze separate in base all’accesso concesso.

Gli utenti vengono creati e gestiti nel Backoffice (Creare e gestire utenze).

Ruoli

Un ruolo definisce quali azioni può svolgere un utente sui dati della piattaforma.
È un insieme di permessi che determinano cosa è visibile o modificabile.

Le classi oggetto possono essere impostate come non visibili, visibili o modificabili.
Le risorse possono essere solo visibili o non visibili.

Ogni ruolo può essere collegato a uno o più gruppi.
Questo consente di applicare automaticamente gli stessi permessi a più utenti senza doverli configurare uno per uno.

I ruoli vengono definiti e associati nel Backoffice (Creare e gestire ruoli).

💡 Suggerimento: Crea ruoli chiari e riutilizzabili per evitare configurazioni ridondanti.

Gruppi

Un gruppo è un insieme di utenti che condividono lo stesso ruolo e accedono agli stessi progetti.
Ogni gruppo è associato a:

un ruolo, che stabilisce i permessi;
uno o più progetti, che definiscono dove gli utenti possono operare.

I gruppi semplificano la gestione degli accessi, specialmente in organizzazioni complesse.
Associare utenti a un gruppo consente di:

Assegnare rapidamente permessi coerenti a più persone.
Gestire in modo centralizzato le modifiche dei ruoli.
Ridurre gli errori di configurazione nei progetti.

Se un utente appartiene a più gruppi, dopo l’accesso può selezionare con quale gruppo lavorare per accedere ai progetti corrispondenti.

I gruppi vengono creati nel Backoffice (Creare e gestire gruppi).

💡 Suggerimento: Mantieni i nomi coerenti (es. “Operatori Nord” / “Operatori Sud”) per facilitare la ricerca.

Relazione tra utenti, ruoli e gruppi

Elemento	Funzione principale	Assegnato a / da
Utente	Identifica una persona	È inserito in uno o più gruppi
Ruolo	Definisce i permessi operativi	È assegnato a un gruppo
Gruppo	Raccoglie più utenti con lo stesso scopo	È associato a un ruolo e uno o più progetti

Last update: 06 May 2026